Rendi più efficace l’utilizzo delle mail per lavoro

“Secondo un'analisi di McKinsey, il professionista medio trascorre il 28% della giornata lavorativa leggendo e rispondendo alle e-mail. Per il lavoratore medio a tempo pieno in America, ciò equivale a ben 2,6 ore spese e 120 messaggi ricevuti al giorno.” Il dato è riportato in una interessante riflessione dell’Harvard Business Review che mette in evidenza con numeri e percentuali ciò che è sotto i nostri occhi tutti i giorni.

Principalmente per lavoro, trascorriamo molto tempo a leggere e rispondere alle email. Questo, soprattutto in aziende medio-piccole può sembrare un impegno davvero esagerato. In fondo, spesso, ciò che viene fatto con una mail potrebbe essere risolto facilmente con una telefonata. È proprio necessario tenere traccia scritta di tutto quanto? Oppure a volte si supera un po’ il limite?

Bisogna trovare il giusto equilibrio in questa come in tante altre attività che si svolgono sul lavoro e a casa. Il modo migliore per iniziare è dare il buon esempio. In che modo scrivi le tue email? Sono semplici e comprensibili? Contengono tutte le informazioni e i destinatari necessari? Scopriamo insieme come fare:

Semplice e diretta: una email dovrebbe essere sempre semplice e scritta in modo diretto. Cosa significa? Significa che l’email deve essere scritta con un linguaggio comprensibile al destinatario, non dovrebbe contenere abbreviazioni e storpiature tipiche di messaggi più veloci e dovrebbe evitare giri di parole. “Io penso che”, “a mio avviso”, “secondo il mio parere”: se tu sei l’autore della mail, puoi darlo per assodato che i pensieri, le opinioni e i pareri siano i tuoi.

Completa: riporta tutte le informazioni necessarie per tutti i destinatari. In questo senso significa che devi conoscere precisamente il ruolo e le competenze delle persone coinvolte nello scambio. Mettere decine di destinatari inutili all’interno di una comunicazione non aiuta, anzi può generare ancora più confusione se non sono tutti allineati sull’argomento. Assicurati di non dare nulla per scontato, questo renderà la lettura per gli interessati molto più semplice e rapida.

Organizzata: le informazioni all’interno della mail non dovrebbero essere sparpagliate e dovrebbero essere coerenti. Non trattare due argomenti diversi nella stessa email soprattutto se è rivolta a molteplici destinatari. Organizza le informazioni in modo che sia evidente la ragione della comunicazione, le informazioni che comunichi o di cui hai bisogno, le attività da svolgere e chi le dovrà svolgere all’interno dei destinatari.

Prima di inviare ogni email ricontrollala e verifica che rispetti almeno queste caratteristiche. Ricorda infine che esiste sempre l’opzione “salva in bozze” e che se non hai la certezza del contenuto della mail potrai sempre inviarla in un altro momento.