Il nemico numero uno della produttività

Il blog del sito RescueTime ha pubblicato un sondaggio condotto sui propri utenti. Tema del sondaggio: le interruzioni sul posto di lavoro. Dai risultati sembra proprio che il problema delle continue interruzioni sul lavoro affligga il 98% dei lavoratori. In effetti se ci pensi, in molti uffici è impossibile distinguere l’attività principale da tutte quelle secondarie che si affacciano durante giornata sotto forma di email, telefonate, notifiche, messaggi e quant’altro.

Anche nelle aziende più strutturate o in uno stadio più avanzato di produttività, le condizioni di lavoro soffrono di questo problema. Come ti spiego nel mio ultimo libro “Gli Stadi del Successo” (Roi Edizioni), le aziende rendono al meglio quando si trovano nello stadio detto Prime. In questa fase ogni aspetto del lavoro vive uno stato di grazia. Tutti sono proattivi e vengono prese le misure necessarie per dare i giusti spazi e tempi di lavoro ai dipendenti affinché performino al meglio.

Il problema delle interruzioni, a quanto si legge nei risultati del sondaggio, in ogni caso sembra affliggere tanto i lavoratori negli uffici quanto le persone che svolgono la propria attività da casa. Sebbene le interruzioni siano uno dei motivi più frequente di perdita di concentrazione e di produttività, il problema a livello aziendale è ancora poco sentito o affrontato. Va un po’ meglio nell’home working ma il modello multitasking – così sbandierato in passato – in realtà ha già mostrato tutti i suoi limiti. La mente, anche quelle certamente più flessibili, non è fatta per fare due – o più – lavori contemporaneamente. 

A lungo andare questo genera stanchezza, frustrazione, rabbia; in una parola: stress. Come si può intervenire su tutto questo? Ci sono tre aspetti ai quali dare attenzione per evitare interruzioni e perdita di produttività. Vediamoli insieme:

Consapevolezza: diventa consapevole del tempo e del modo in cui lo utilizzi. Non è una questione di tempo in sé – sebbene sia l’asset più prezioso che possiedi – è una questione di flusso. Ogni interruzione che ti distrae, ti fa perdere concentrazione e il lavoro viene frammentato. A volte, scegliere di rispondere subito a una mail non urgente, parlare con un collega di una riunione futura o di un progetto secondario è una scelta inconsapevole: per migliorare l’utilizzo del tempo, dedica attenzione a quello che fai.

Decisione: lavora sulle decisioni che prendi. Pianifica in termini di priorità. Quali sono i lavori fondamentali che devi portare a compimento durante la giornata? Cosa ti serve per completarli? Quanto tempo ti richiedono? Inserisci in agenda queste attività e agisci di conseguenza. Chiudi la posta elettronica, stacca il telefono – mettilo su non disturbare magari e filtra le chiamate realmente importanti: un superiore al quale devi rispondere, un partner, i figli e i genitori, soprattutto se sono anziani. Dedica il tempo necessario all’attività e solo a quella. Non più di 90 minuti, che poi comunque l’attenzione cala. A quel punto fai una pausa e rispondi a chiamate, messaggi, notifiche e quant’altro.

Scorciatoie: come diceva Bill Gates “scelgo sempre una persona pigra per fare un lavoro difficile perché troverà un modo semplice per portarlo a termine”. La mente, quando si tratta di attività ricorrenti è fenomenale: per risparmiare energie ti aiuta a svolgere una attività ricorrente nel modo più efficiente. Ma quando si tratta di una attività non ricorrente? Allora deve ragionare, ricordare, ripescare strategie, si affatica e richiede tempo. Crea delle scorciatoie. Possono essere delle bozze o dei modelli di documento, che realizzi raramente. Possono essere istruzioni per una attività, come ripristinare i dati salvati sul cloud o collegarti a un VPN. Tieni a portata di mano le risorse necessarie. Oppure chiedi a una persona pigra: sarà certamente più contenta di te, di venire interrotta nel suo lavoro.