Gestire il bisogno di mandare una mail

Secondo quanto riportato dalla prestigiosa rivista Forbes, trascorriamo mediamente 2,5 ore al giorno leggendo e rispondendo a una media di 200 e-mail, di cui circa 144 (nelle quali siamo per lo più in CC e CCN) non sono rilevanti per il nostro lavoro. Se ci pensi è un tempo enorme, una grande percentuale del tuo tempo di lavoro è assorbito da una attività fondamentalmente improduttiva.

E se l’azienda o l’attività sono tue questo dovrebbe darti da pensare per cosa stai investendo i tuoi profitti. Se sei un manager pensa a quale enorme bacino di risultati potresti attingere. Se sei un dipendente una ottimizzazione del lavoro potrebbe essere la chiave giusta per migliorare notevolmente i tuoi risultati.

Questo dato dovrebbe far riflettere tutti: quando penso infatti a una struttura organizzativa complessa come quella aziendale, immagino la passione delle persone che lavorano, immagino il desiderio di fare meglio e la voglia di lavorare (e vivere il lavoro) in modo più efficace. Questo bisogno è comunque un buon segno: nel mio libro “Gli Stadi del Successo” Roi Edizioni ti parlo proprio di come utilizzare questi segnali per comprendere e utilizzare al meglio lo stadio evolutivo dell’azienda.

Quali sono allora le strade migliori per migliorare la gestione della posta elettronica per la tua azienda, per il tuo gruppo di lavoro, per te stesso?

1. Da imprenditore: crea una cultura aziendale dell’utilizzo delle email. Siediti a un tavolo con le persone chiave e stabilisci le linee guida generali per limitare l’utilizzo di CC e CCN. Crea e favorisci un clima di fiducia nel quale la tua azienda e i tuoi collaboratori si sentano liberi di sostituire una mail con una telefonata senza aver bisogno di lasciare traccia scritta di qualsiasi passaggio di informazioni.
2. Da manager: sei lo snodo chiave nella gestione corretta della posta elettronica in azienda. Organizza in modo efficace la gestione. Se necessario chiedi a un tuo collaboratore di fare il punto della situazione settimanalmente sui principali scambi di email – una sorta di newsletter – nella quale settore per settore ci si tiene aggiornati sul lavoro.
3. Da collaboratore: utilizza le funzioni avanzate dei programmi di posta elettronica. In particolare, filtri, contrassegni e risponditori automatici. Crea filtri per smistare email che non ti riguardano e ti fanno perdere solo del tempo. Scegli di contrassegnare le email in base all’urgenza e all’importanza in modo da lasciare inevase le email meno importanti e dare una risposta in tempi rapidi alle email più importanti. Utilizza infine il risponditore automatico per non avere l’assillo della risposta immediata.