Cosa ti serve per gestire una riunione online?

Sembra che a distanza di quasi tre anni dall’inizio della pandemia alcune persone ancora non riescano a trovarsi pienamente a proprio agio con le riunioni online. In parte è comprensibile. Io stesso amo molto di più gli eventi in presenza.

In ogni caso, la comodità della riunione online ha reso superflui molti spostamenti e viaggi di lavoro semplificando le agende, diminuendo i costi e migliorando la comunicazione fra membri del team che oggi lavorano spesso molto lontani tra loro.

Tuttavia, senza le giuste competenze, qualche precauzione e l’utilizzo di protocolli, questi incontri possono diventare rapidamente un disastro. Ecco 3 semplici regole per evitare che il tuo meeting virtuale diventi una rovina.

Regola n. 1: conoscere la tecnologia

La tecnologia è uno dei componenti più importanti di qualsiasi riunione virtuale di successo: è ciò che ti consente di rimanere in contatto con tutti i membri della tua organizzazione. Ecco perché è importante assicurarsi che chiunque conduca la chiamata abbia una conoscenza approfondita del funzionamento di app e programmi come Zoom o Meet. Niente sembra meno professionale della persona che conduce una videochiamata e non ha idea di come utilizzare la tecnologia con cui sta lavorando. Questa regola si applica anche a qualsiasi altra tecnologia di cui potresti aver bisogno durante la chiamata (ad esempio presentazioni, applicazioni di condivisione dello schermo). Prenditi del tempo prima di ogni chiamata per assicurarti di conoscere come utilizzare tutto ciò di cui avrai bisogno durante la presentazione.

Regola n. 2: sapere chi è nella chiamata

Non è sufficiente solo sapere chi sta chiamando; devi anche essere consapevole del contesto nel quale avviene la riunione e delle relazioni all’interno dei membri dell’organizzazione. Sapere chi parteciperà ti aiuterà a garantire che tutti si sentano inclusi e rispettati durante l’incontro, oltre a garantire che le conversazioni non vadano fuori strada a causa di disaccordi tra persone che hanno prospettive diverse su un particolare argomento.

Regola n. 3: gestisci gli argomenti trattati

Sebbene all’inizio questa regola possa sembrare allarmante, è importante non ignorarla! Viviamo in un’epoca in cui le informazioni possono diffondersi rapidamente; quindi, è sempre meglio essere preparati al fatto che qualcosa detto durante una riunione virtuale trapeli e diventi di dominio pubblico. Le persone caute dicono che non dovresti mai dire nulla che non vorresti vedere sulla prima pagina di un giornale… e anche se gli argomenti delle tue riunioni non sono così importanti da meritare una prima pagina, essi possono essere rilevanti per le persone della tua organizzazione. Vale comunque la pena non mettersi una posizione in cui qualcosa di imbarazzante potrebbe trapelare e danneggiare la tua reputazione o i tuoi interessi commerciali. Quindi fai sempre attenzione a ciò che dici durante una riunione, soprattutto se si svolge virtualmente e può essere registrata!

Le riunioni online sono uno strumento inestimabile per tenere aggiornati tutti i membri della tua organizzazione su ciò che sta accadendo nella tua azienda. Ma è importante non solo pianificarle correttamente, ma anche eseguirle correttamente seguendo queste 3 semplici regole: conoscere la tecnologia, sapere chi è presente, il contesto e i rapporti e gestire gli argomenti e il modo in cui vengono esposti. Il rispetto di queste regole contribuirà a garantire che ogni riunione generale proceda senza intoppi!