Cosa possiamo imparare dalle 5 S del lean management

“Le cose importanti non dovrebbero essere alla mercè di quelle poco importanti” J. W. Goethe

Nella mia vita ho avuto la fortuna di imparare da gente brava – ma brava, brava – che quando senti una cosa che sai già, invece di dire “la so già”, ti dice che dovresti cercare di ascoltarla come se la ascoltassi per la prima volta. E proprio in questo modo ho trovato uno spunto interessante che voglio raccontarti. 

Qualche giorno fa ho tenuto un corso in una grande azienda. Un corso speciale, dedicato a chi vuole imparare a comunicare con il pubblico. È un corso che piace molto alle aziende alle quali lo propongo e che è molto gettonato anche dai privati quando lo porto in aula.

In questa occasione ho avuto modo di riascoltare una interessante narrazione del concetto di lean management – letteralmente gestione snella – e ho pensato alle possibili applicazioni nella vita privata. Ovviamente il lean management è stato sviluppato per parlare di produzione ed essere applicato a uno stabilimento produttivo, a una fabbrica, a un'azienda. Si tratta infatti di un metodo di gestione e organizzazione del lavoro che nasce in Giappone con l'obiettivo di migliorare le prestazioni di un'azienda, in particolare la qualità e la redditività dei suoi processi di produzione. 

Ma ovviamente, con un po’ di fantasia, è applicabile a qualsiasi ambito. Soprattutto a quello della vita quotidiana! Per descriverne il funzionamento ti parlerò delle 5 S del Lean Management: vediamole insieme.

La prima S è SORT, tirare fuori le cose che ti interessano. Ogni cosa al suo posto e ogni cosa che non serve va riposta e messa via. Quindi, la prima cosa da fare se tu vuoi vivere meglio è quello di eliminare dai tuoi armadi, dalla tua scrivania ma anche dalla tua vita in generale, tutto quello che non serve: incomincia a selezionare le persone che segui sui social. Segui chi ti dà qualcosa, chi ti arricchisce. Lo stesso vale per le cose che ti metti in testa, ciò che vedi, ascolti e leggi prende spazio e lascia tracce: sono utili, belle, piacevoli o no? Nel tuo armadio non conserveresti mai degli abiti sporchi perché potrebbero sporcare anche gli altri vestiti. E quindi perché farlo nella tua testa? 

La seconda S è Set Order, cioè mettere in priorità. Io, ad esempio, riordino le mie priorità continuamente. Se ho del tempo a disposizione e voglio fare cinque cose diverse ma tutte e cinque non le posso fare, scelgo qual è quella con la priorità maggiore. Se sono con le mie figlie, ad esempio, le mie figlie hanno priorità perché voglio passare del tempo di qualità con loro. Pensa ancora al tuo armadio: stagione dopo stagione, sicuramente anche tu vorrai avere sempre a portata di mano i vestiti più adatti. Per questo quando serve li riorganizzi, fai il cambio di stagione. Per determinare le priorità in modo chiaro devi conoscere i tuoi valori. E questo è lavoro bellissimo che puoi fare con un Coach o in aula insieme a noi.

La terza S è Shine e significa che devi prenderti cura di ciò che hai scelto. Una volta che hai fatto la cernita, hai riordinato, devi prendertene cura. Durante il lockdown ho suggerito più volte a tutte le persone che me lo chiedevano di prendersi cura delle proprie relazioni. E questo vale anche oggi: assicurati di prendere il telefono e chiamare qualcuno e chiedergli come sta. Assicurati di prenderti cura delle persone che hai intorno, delle persone della famiglia, dei tuoi amici più cari ma anche dei tuoi colleghi e persino dei tuoi responsabili, che magari hanno affrontato tante difficoltà nel gestire tutto quanto. Nel tuo armadio sono certo che i vestiti non li butti alla rinfusa li pieghi e cerchi di evitare che li possano mangiare le tarme.

La quarta S è Standard cioè crea degli standard, dei metodi, delle abitudini, dei rituali. Con le mie figlie abbiamo delle abitudini, ad esempio, prima di andare a letto ci si dà la buonanotte. Ci guardiamo, ci diamo un bacino e la mattina ci diamo il buongiorno. Quando passiamo del tempo insieme abbiamo i nostri rituali: a volte andiamo a bere l'aperitivo fuori, a volte ci facciamo un aperitivo in casa. Spesso giochiamo a carte o a Monopoli o al gioco da tavola di Dune: bellissimo! Definisci degli standard e crea delle abitudini e dei metodi in modo tale che sia tutto più semplice, così vai in automatico. Pensa al tuo armadio: se i vestiti fossero tutti insieme avresti facilità nel prenderli quando ti servono? 

La quinta S è Sostenibilità cioè fai in modo che sia sostenibile tutto ciò che fai. Sicuramente non posso fare un aperitivo tutte le sere o all’opposto allenarmi come se fossi un atleta professionista perché io faccio un altro lavoro. Non sarebbe sostenibile per me tenere la tabella di marcia di chi si allena per professione. Per me sostenibile è, ad esempio, la lettura. Quando ho una giornata molto intensa spesso decido di prendermi una pausa dopo cena e di guardare qualche puntata di una serie tv. Non aspetto la fine della puntata perché so che a fine puntata andrei avanti a guardare. D’altronde le sceneggiature sono scritte apposta per farti guardare ancora e ancora. Quando verso metà di una puntata si è chiusa una vicenda importante, ho spento e sono andato a leggere perché è nelle mie priorità. Leggere è una mia priorità che ho trasformato in un'abitudine ed è sostenibile. Riporre i vestiti nell’armadio dopo averli lavati è una abitudine sostenibile, sicuramente già lo fai. 

A quali altri ambiti puoi applicare le 5 S del lean management per migliorare la tua vita?