Come smettere di confondere l’urgenza con l’importanza?

Tutto ciò che è urgente è anche importante? Questa è una domanda che molte persone dovrebbero porsi.

Soprattutto quelle persone che hanno il compito di gestire il lavoro degli altri come imprenditori o manager.

Spesso, infatti, quando viene affidato un compito ne viene sottolineata solo l’urgenza. Meno chiarezza c’è sulle priorità, più i concetti di importanza e urgenza si confondono.

In questo modo sempre più persone tendono a concentrarsi su lavori urgenti da completare in maniera veloce trascurando compiti, spesso più importanti, che richiedono magari più tempo e concentrazione per un risultato utile. Tutto questo influisce in maniera importante sulla produttività. Per stabilire in maniera più efficace i compiti veramente importanti è necessario seguire alcuni passi. Vediamo insieme quali:

1. Dai tempo al tuo processo decisionale. Ciò che conta è il valore a lungo termine di ciò che realizzi, non la velocità o l’urgenza con cui viene realizzato. Prima di stabilire l’urgenza di un compito domandati che valore avrà a breve, medio e lungo termine e poi scegli i compiti che hanno un valore più alto a lungo termine.
2. Organizza il successo. I compiti, a partire dal mattino, devono essere organizzati per importanza. La prima cosa che fai al mattino è la cosa più importante che farai quel giorno e così via. Quindi, preparati la sera prima. Fai una lista. Rivedi le informazioni. Preparati per iniziare con un compito che conta davvero. Fallo e avrai molte meno probabilità di essere distratto da qualcosa che è urgente ma non importante. E lo slancio che crei ti renderà più propenso a passare a un altro compito importante.
3. Crea finestre per eseguire attività meno importanti. Puoi dedicare ai compiti “urgenti” uno spazio verso la fine della giornata. Qualunque cosa tu scelga, blocca una finestra in cui ti concentrerai sulle attività con brevi finestre di completamento. In questo modo farai queste cose e sentirai un minore disagio per una scadenza non veramente urgente.

E tu cosa fai per migliorare la produttività della tua attività?