Come migliorare l’efficacia delle tue riunioni

In qualità di imprenditore, manager o libero professionista, sai che le riunioni sono una parte fondamentale di qualsiasi attività di successo. Ci aiutano a trovare nuove idee, condividere informazioni e aggiornamenti, mantenere tutti aggiornati e a motivare ciascuno a fare meglio anche quando è necessario comunicare criticità.

A questo proposito, se vuoi approfondire gli argomenti legati alla gestione del tuo lavoro ti consiglio di ascoltare il mio podcast più recente, pubblicato in esclusiva su Audible “Le regole per lavorare bene e avere successo”. Scoprirai che non esiste un segreto per il successo ma diverse regole che ti aiuteranno a migliorare e avere soddisfazione.

E come possiamo garantire che i nostri incontri siano il più efficaci possibile? L’introduzione di un sistema di valutazione è un modo per assicurarsi che le riunioni siano produttive ed efficienti.

Creazione di un sistema di valutazione

Un sistema di valutazione dell’efficacia delle riunioni è semplice da implementare ma può fare un’enorme differenza in termini di miglioramento della qualità delle riunioni. Alla fine di ogni riunione, ai partecipanti dovrebbe essere chiesto di esprimere un voto (tramite un sondaggio o altri mezzi) per giudicare se la riunione è stata efficace. Potresti dare loro tre opzioni:

1) Questo incontro è stato molto prezioso. Per favore, includimi in incontri come questo in futuro.
2) Parti della riunione sono state utili, ma puoi comunicare i messaggi principali tramite chat, e-mail o altri mezzi di comunicazione asincroni.
3) Questo non valeva il mio tempo; tagliare questi incontri in futuro.

Facendo in modo che le persone valutino la propria esperienza in ogni riunione, otterrai un prezioso feedback su ciò che funziona e ciò che non funziona in modo da poterti adattare di conseguenza per le riunioni future.

Utilizzo dei dati per migliorare le riunioni

Dopo aver raccolto dati sufficienti dalle tue valutazioni nel tempo, puoi iniziare ad analizzarli e utilizzarli per migliorare le tue riunioni in futuro. Ad esempio, se le persone valutano costantemente determinati tipi di riunioni come “non degne del loro tempo”, allora forse quei tipi di riunioni dovrebbero essere eliminati del tutto o almeno ridotti in frequenza.

Se le persone valutano determinati argomenti come particolarmente preziosi, forse a quegli argomenti dovrebbe essere prestata maggiore attenzione o discussi più spesso nelle sessioni future. Le possibilità sono infinite quando si tratta di sfruttare i dati delle valutazioni per migliorare la struttura e il processo generale delle riunioni!

I sistemi di valutazione dell’efficacia delle riunioni forniscono un feedback inestimabile su come le persone si sentono riguardo alle loro esperienze durante vari tipi di riunioni all’interno della tua organizzazione o carriera freelance. Raccogliendo e analizzando i dati di queste valutazioni nel tempo, otterrai informazioni su quali argomenti sono interessanti e coinvolgenti per i partecipanti e quali potrebbero richiedere miglioramenti o essere più adatti per metodi di comunicazione asincroni come chat o e-mail anziché faccia a faccia -affrontare la discussione. L’implementazione di un sistema di valutazione dell’efficacia delle riunioni è un modo semplice per garantire che tutti i membri del tuo team vivano esperienze positive durante ognuno dei tuoi importanti incontri di lavoro!