Dall’efficienza all’efficacia (in tre semplici passi, più uno)

Quando si ha una azienda o una attività in proprio – uno studio professionale, un’attività artigianale – è naturale desiderare di ottenere il meglio. Spesso questo si traduce in maggiore sforzo sul lavoro: maggior impegno molte volte significa maggiori risultati. Ma è sempre così?

Una cosa è certa: senza impegno non si va da nessuna parte ma oltre una certa soglia, questo impegno non si traduce più in maggiori risultati. Per quale ragione? Il motivo è che molto spesso si investe in efficienza senza considerare l’efficacia.

Mi spiego meglio: nella tua azienda o nel tuo studio hai una persona che risponde al telefono. Le hai detto di rispondere a ogni telefonata entro il secondo squillo in modo da non scoraggiare i clienti. Questa persona risponde a ogni telefonata al secondo squillo e a volta si trova con due o tre chiamate in attesa perché non ha tempo per risolvere il problema o fornire l’informazione richiesta nell’immediato.

C’è molta efficienza in questo sistema e poca efficacia. Man mano che il tuo business cresce potresti persino decidere che è necessario rispondere al primo squillo. Quando privilegi l’efficienza all’efficacia muovi tanto lavoro ma i risultati spesso sono contrastanti. E in questo caso conoscere lo stadio di sviluppo della tua azienda diventa fondamentale.

Se vuoi conoscerlo, nel mio libro “Gli Stadi del Successo” Roi Edizioni ti aiuto a comprendere quale momento sta attraversando la tua azienda e come muovere le giuste leve per ottenere di più con meno lavoro.

Per partire dall’efficacia è necessario concentrarsi su alcuni aspetti fondamentali:

1. Organizza il lavoro per priorità. Se conosci il famoso principio di Pareto 80/20 sai che afferma che il 20% delle cause provoca l'80% degli effetti. Nel business spesso accade proprio questo: dai la priorità a quelle attività che supportano maggiormente il tuo fatturato e dai loro le necessarie attenzioni.

2. Chiarisci lo scopo. Non conta solo dare obiettivi. È importante spiegare perché è importante fare quello che fate. Lo scopo aggiunge una motivazione profonda al lavoro. Più è chiaro, semplice e compatibile con i valori della tua squadra, più saranno efficaci.

3. Investi in formazione. Una volta che avrai illustrato quali sono i clienti più importanti e avrai spiegato bene qual è la ragione del lavoro e delle scelte che operi, non ti resta altro che domandarti se le persone sono in grado di fare ciò che chiedi loro. Hanno i mezzi e gli strumenti adeguati?

Infine, ricorda che hai una vita. Fai ciò che fai perché lo ami e molto probabilmente lo amano anche le persone che lavorano con te. Ma potrebbe non essere così, non per tutti. Poi potresti aver dimenticato anche tu cosa c’è di bello oltre il lavoro. Riscopri il tempo libero e le tue passioni e aiuta i tuoi collaboratori a fare lo stesso. Vivrete molto meglio sia il lavoro che la vita d’azienda.