Come comunicare quando si è fuori dall’ufficio per le ferie

Quando si parla di comunicazione è fondamentale la cura. Dalla comunicazione non verbale che richiede una ponderata scelta di gesti fino alla comunicazione orale o scritta che richiede una scelta precisa dei termini da utilizzare.

La scelta del messaggio da impiegare quando si è fuori dall’ufficio per le ferie è una di quelle che può aiutarti a valorizzare il tuo personal brand attraverso un uso consapevole del tono di voce più adeguato. Quando parlo di personal brand non mi riferisco all’attività che puoi svolgere sui social network, parlo in generale di ciò che rappresenti per gli altri.

Che tu sia un imprenditore o una imprenditrice, un o una manager, un o una professionista sai che dovrai comunicare in maniera adeguata con le persone che possono scriverti in tua assenza e dare loro una risposta attraverso un messaggio adeguato.

Quando vuoi assicurarti che la tua risposta alle e-mail quando sei in ferie rispetti il tuo tono di voce e le aspettative di chi ti sta scrivendo, ti propongo 3 suggerimenti per scrivere la perfetta email out-of-office:

1. Breve e concisa. L’ultima cosa che vuoi è che la tua e-mail sia prolissa e difficile da leggere. Vai subito al punto. Mantieni la tua e-mail breve, con tutte le informazioni pertinenti in primo piano. Considera che utilizzando un risponditore automatico la replica sarà praticamente immediata. Fornisci le informazioni utili in caso tu voglia fornire un contatto alternativo.
2. Chiarisci subito la data di rientro. Niente è peggio dell’e-mail di richiesta solo per scoprire che la persona non fornisce informazioni su quando tornerà. Mostra con chiarezza la tua disponibilità a rispondere alle e-mail una volta ripresa l’operatività. Se conti di avere molte email da smaltire, prenditi un paio di giorni in più nella data che fornisci.
3. Conosci il tuo tono di voce. E il tuo pubblico. Quando prepari un messaggio automatico tieni presente chi potrebbe scriverti. Certamente non vuoi essere totalmente inappropriato con un’e-mail che cerca (e fallisce) di essere spiritosa. In alcuni settori un po’ di umorismo non guasta ma vale comunque la pena considerare come il tuo messaggio può arrivare a persone inattese.

Seguendo questi semplici suggerimenti, puoi assicurarti che la tua e-mail fuori sede sia perfetta! Cosa scriverai nella tua?